记者除非军部特批通行证之外，只允许到大饭店的新闻发布室，特许进入会议场所者除要在左臂带有“记者”标志的臂章外，还要持盖有新闻官个人印章的名片，并携带印有兴亚院青岛出张所公章的许可证。
而为保障会议用车，共准备了三十五辆汽车，其中从兴亚院青岛出张所调用三辆、从市公署调用七辆，从市内租用二十五辆，并规定“三巨头”一律使用兴亚院的汽车。
此外，为了加强安全警戒，安排日本海军驻青岛部队及宪兵队负责警戒迎宾馆。
日本宪兵队负责警戒太平路大饭店。
日本陆军驻青岛部队负责警戒东洋饭店。
还责成日军青岛宪兵队负责指挥警察及日本驻青岛领事馆警察，统一协调保卫力量。
程千帆心中大喜，此份文件确认了汪填海、梁宏志、王克明三方，以及可能的其他势力的落脚点，更是对日方的安保工作的一览无余。
他心中庆幸不已，知道这应该感谢日本人的做事风格。
程千帆了解、熟悉日本人做事情素来注重细节，所以将整个安保工作所列详细，条理清晰。
当然，也正如刘霞所说，日本人正是通过这种细致性的工作，来表达对汪填海等人的重视和尊重，而汪填海显然也很吃这一套。
就在这个时候，程千帆听得坑位隔板内有了动静，他迅速且小心谨慎的将文件放好，将公文包合上，咳嗽一声的同时，将暗扣扣上。
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